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非製造業の業務改善にもIE(生産工学)の発想が有効

記事「Excelの帳票を見直そう」では、次工程、さらにはその帳票に関わる業務全体を見たときの全体最適化について述べました。

こうした業務改善は、誰かから言われれば抵抗なく理解できたとしても、自分で着想するのは意外に難しいものです。そもそも、問題が存在することさえ気づかないかもしれません。業務の一環として織り込み済みだと、作業にかかる工数が必然のものと認識され、無駄があると思わなくなってしまいがちだからです。

そこで役に立つのが、IE(Industrial Engineering)です。IEは生産工学と訳されることもあり、製造業にはおなじみですが、小売やサービス業などの非製造業では聞き馴染みのない言葉かもしれません。

端的に言えば、IEの狙いは無駄な作業をなくすことです。IEで改善の4原則としているのがECRSで、これは排除(Eliminate)、結合(Combine)、交換(Rearrange)、簡素化(Simplify)の4つの頭文字をとった略語です。

  • 排除:作業をやめることができないか
  • 結合:作業をまとめて効率化できないか
  • 交換:作業の順番を変えて効率化できないか
  • 簡素化:より単純な作業に置き換えられないか

改善効果はE>C>R>Sの順だと言われています。「Excelの帳票を見直そう」で筆者自身が体験として挙げた、会員登録申請から会員名簿への転記は、10回以上必要だったコピー&ペーストを1度にまとめられるように工夫した「結合」だと言えます。

さらなる改善案のひとつは、会員登録申請をWebから行い、CRM(顧客管理)のシステムに直接登録してしまうことです。これは、登録申請からの転記作業を不要化する「排除」にあたります。実際、筆者がお客様にご提案しているZoho CRMでは、Webフォームから直接登録することが可能です。(Zoho CRMについては、記事「ITで顧客との関係性を強化しよう」をご覧ください。)

ECRSは非常に汎用性のある改善原則で、上記の例のように製造業でなくとも業務改善に役立ちます。

問題の存在に気づくのが難しいことは前述の通りですが、これには普段どんな作業に時間を取られているかを分析してみるとよいでしょう。長年やっている作業ほど、無駄に気付きにくいものです。岡目八目ということもあるので、第三者にチェックしてもらうのも一案です。

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