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Eightの名刺データをZoho CRMに取り込む

Eightは士業仲間に人気のあるサービスで、この記事をご覧の方にも愛用者がいらっしゃると思います。Eightと言われると分からなくとも、「早く言ってよー」のTV CF(以下の動画)でおなじみのSansanをご存じの方は多いでしょう。EightはSansanと同じ運営会社の名刺管理サービスで、Sansanが法人向けなのに対して、Eightは個人事業主や個人としてのビジネスパーソン向けという位置づけです。

便利な名刺管理サービスEight

Eightにはモバイルアプリがあり、スマートフォンやタブレットで名刺を撮影すると、最終的には人手で入力してくれるというサービスです。無料で利用できるのが嬉しいサービスですが、無料の場合には以下の制限があります。

  1. すべての項目を入力することは約束されていない
  2. 入力したデータをダウンロードできない

1は、無料でサービスを提供するフリーミアムならではの制限です。サービスの混み具合によって、入力される項目が変わります。筆者の経験では、Eightのユーザーが少なかったうちは、ほとんどの項目が入力されていましたが、最近では、名前、社名、電話番号、メールアドレスといった主要データしか入っていなかった印象です。ちなみに、大半は文字認識で入力されているようですので、人手でチェックした項目しか登録しないという運用ではないかと推察します。

1もかなり厳しい制限と感じますが、実用上は2の制限はさらに厳しいように思います。名刺は、いわば営業活動の成果です。せっかくデータとして入力された名刺の情報をダウンロードできないのでは、営業活動の次のステップに活かせません。

有料サービスを利用するメリット

有料サービスを契約すると、すべての項目が入力され、データがダウンロードできるようになります。さらに、優先的にデータ入力されるというメリットがあります。

優先的にデータ入力されることの効用は、体感しないと利便性を理解できないと思います。有料サービスに登録してから、スキャナーを使って一気に800枚以上の名刺情報を送信しましたが、数時間で大半のデータが登録されました。さらに、キャンペーン特典として、過去に登録した名刺データのうち未登録の項目を入力してくれるのも、大変魅力がありました。ただし、ごく一部の名刺については、1週間ほど経過してからも入力されませんでした。また、交流会でいただいた手書きのカードは、入力不可とされました。

なお、プレミアムの契約はモバイルアプリから行い、iOSだと月額480円、Androidだと月額400円になっています。年払いだと、それぞれ4,800円と4,000円になりますが、しばらく使ってから考えようと思い、ひとまず月契約を選択しています。

スキャナーから自動しよう

スキャナーから自動送信できるのは、使ってみて、掛け値なしに心底ありがたいと思いました。2014年7月に独立し、多くの名刺をいただきました。大量の名刺をアングルとピントを意識しながらスマートフォンで撮影するのは、非常なストレスです。スキャナーを使えば、傾きどころか向きも気にせずに、どんどんスキャンできるので、800枚の名刺を2時間足らずで送信し終えました。これについてはオルタナティブブログの記事「800件の名刺を2時間でEightに登録できました」に書きましたので、ご興味とお時間がありましたらご覧ください。

(お詫びと訂正)
当初の記事では、スキャナーの利用は有料版の特典としていましたが、無料版でもスキャナーは利用できます。お詫びして訂正します。

ZOHO CRMに登録

ZOHOはCRMを始めとする中小企業向けのサービスを提供しており、いずれも無料から利用できます。ZOHO CRMは、高額になることが多いCRMとしては破格と言えるでしょう。

ZOHO CRMはデータ項目が多く、さらに住所や氏名をEightよりも細かく分割しているので、EightからダウンロードしたデータをZOHO CRMに登録する際には、どのように対応させるかを考える必要があります。

インポートする先は「見込み客」です。「見込み客」は名刺交換したことがあるという程度のお付合いで、具体的な商談を進める状況になれば「連絡先」に移行します。

前述のように、名前は姓と名、住所は都道府県・市町村・番地という具合に、CRMの方が細かく分割されています。また、Eightでは同一人物を複数回登録している場合もあります。これらの対応に神経質になると、データの整理に時間がかかっていつまでも先に進めません。交流会等で名刺交換しただけであれば、すぐに商談に発展することはありません。したがって、見込み客として登録する時点では、できるだけ手間をかけないことが肝要です。今回は、以下のように対応させました。

Eight Zoho CRM 備考
会社名 会社 空欄だとエラーになるため、個人事業主等は「なし」と記載する
TEL会社 電話番号
郵便番号 郵便番号
住所 都道府県 市町村、町名・番地には分けない
氏名 姓と名に分けない
役職 職位
e-mail メール
携帯電話 携帯電話

無料版では、一度にインポートできるレコードの上限は1000件です。今回は見出しを含めて999行以下に収め、CSVを2つに分割してインポートしました。

海外で交換した名刺など、一部で氏名が入っていないものがありましたが、インポート全体がエラーとなるのではなく、一部のレコードのインポートが失敗となります。インポートに失敗したレコードについては、念のため、忘れないうちにダウンロードしておきます。

さて、上記のような割り切りでお手軽にインポートした訳ですが、より詳細な情報が必要であれば、商談に進んだ時点で追記したり、項目を分けたりすることになります。業種にもよりますが、私のような士業の場合ですと、一気に多数の「見込み客」を「連絡先」に移行することはそうそうありませんので、必要になった時点で情報の分割や追記を行います。

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